HVS Executive assistant

Job Description Summary
Within our Electrification business, the High Voltage Switchgear (HVS) Product Line is seeking a dynamic, highly organized, and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to the HVS Product Line Leader and their broader leadership team.
In this role, you will be the backbone of our operations, ensuring seamless day-to-day administrative efficiency, facilitating strong internal communications, and helping to drive team engagement across the organization.

Job Description
Roles and Responsibilities

- Executive Support & Calendar Management:
- Complex Calendar Management: Proactively manage and coordinate complex, frequently changing calendars for the HVS Product Line Leader, balancing priorities and conflicting appointments with sound judgment.

- Travel Coordination: Plan and coordinate comprehensive domestic and international travel itineraries, ensuring compliance with company travel policies.

- Expense Management: Process and reconcile expense reports accurately and in a timely manner using company systems (e.g., Concur).

- Meeting Logistics: Organize internal and external meetings, town halls, and leadership offsites—including booking venues, setting up hybrid/virtual meeting technology, and managing catering.

- Leadership Team Support & Communications:
- Cross-Functional Team Assistance: Provide collaborative support to the wider HVS leadership team as needed for specific projects and administrative needs.

- Internal Communications Support: Partner with leadership to plan, organize, and prepare employee town halls, all-employees meetings, and informational sessions.

- Presentation & Content Prep: Assist in the creation, editing, and formatting of executive-level presentations, slide decks (PowerPoint), and reports for leadership meetings and employee communications.

- Operational Efficiency & Collaboration:
- Act as a central point of contact and communication between the Product Line Leader, internal stakeholders, HR, and external partners.

- Handle confidential and sensitive information with utmost discretion and professionalism.

- Assist with onboarding new team members, managing team distribution lists, and maintaining organizational charts and shared drives (e.g., SharePoint/Teams).

Required Qualifications

- Experience: Proven experience (typically 3–5+ years) supporting senior-level executives in a fast-paced, global, and matrixed corporate environment. Industrial, manufacturing, or energy sector experience is a strong plus.

- Technical Proficiency: Advanced mastery of Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) and familiarity with collaboration tools (Teams, SharePoint, Zoom). Experience with Workday or Concur is advantageous.

- Communication Skills: Excellent written and verbal communication skills in English, with the ability to draft professional correspondence and assist in creating engaging employee communications.

- Organization & Multitasking: Exceptional organizational skills with a keen eye for detail, strong follow-through, and the ability to prioritize competing tasks effectively under tight deadlines.

- Interpersonal Skills: A proactive, "can-do" attitude, high emotional intelligence, and a collaborative team player mindset.

- Discretion: High level of integrity and professionalism when handling confidential information.

Rôles et responsabilités
Soutien de la direction et gestion des agendas :

- Gestion d'agenda complexe : Gérer et coordonner de manière proactive des agendas complexes et en constante évolution pour le responsable de la gamme de produits HVS (Product Line Leader), en conciliant les priorités et les rendez-vous conflictuels avec discernement.

- Coordination des voyages : Planifier et coordonner des itinéraires de voyage nationaux et internationaux complets, en veillant au respect des politiques de voyage de l'entreprise.

- Gestion des notes de frais : Traiter et rapprocher les notes de frais avec précision et rapidité à l'aide des systèmes de l'entreprise (par exemple, Concur).

- Logistique des réunions : Organiser des réunions internes et externes, des assemblées générales ( town halls ) et des séminaires de leadership — y compris la réservation de lieux, la mise en place de technologies de réunion hybrides/virtuelles et la gestion de la restauration.

Soutien à l'équipe de direction et communications :

- Assistance aux équipes transverses : Apporter un soutien collaboratif à l'équipe de direction élargie d'HVS selon les besoins pour des projets spécifiques et des tâches administratives.

- Soutien à la communication interne : Collaborer avec la direction pour planifier, organiser et préparer les assemblées générales du personnel, les réunions plénières et les séances d'information.

- Préparation de présentations et de contenus : Contribuer à la création, à la modification et à la mise en forme de présentations de niveau exécutif, de supports de présentation (PowerPoint) et de rapports destinés aux réunions de direction et aux communications internes.

Efficacité opérationnelle et collaboration :

- Agir en tant que point de contact et de communication central entre le responsable de la gamme de produits, les parties prenantes internes, les ressources humaines et les partenaires externes.

- Traiter les informations confidentielles et sensibles avec la plus grande discrétion et un professionnalisme irréprochable.

- Participer à l'intégration des nouveaux membres de l'équipe, gérer les listes de diffusion de l'équipe et tenir à jour les organigrammes ainsi que les espaces de stockage partagés (par exemple, SharePoint/Teams).

Qualifications requises

- Expérience : Expérience avérée (généralement de 3 à 5 ans ou plus) dans le soutien de cadres dirigeants au sein d'un environnement d'entreprise mondial, matriciel et en évolution rapide. Une expérience dans le secteur industriel, manufacturier ou de l'énergie constitue un atout précieux.

- Maîtrise technique : Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) et familiarité avec les outils de collaboration (Teams, SharePoint, Zoom). Une expérience avec Workday ou Concur est un plus.

- Compétences en communication : Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais, avec la capacité de rédiger des correspondances professionnelles et de contribuer à la création de communications engageantes pour les employés.

- Organisation et gestion du temps : Compétences organisationnelles exceptionnelles, souci du détail, rigueur dans le suivi et capacité à prioriser efficacement des tâches concurrentes dans des délais serrés.

- Compétences interpersonnelles : Une attitude proactive et axée sur les solutions, une intelligence émotionnelle élevée et un esprit d'équipe collaboratif.

- Discrétion : Haut niveau d'intégrité et de professionnalisme dans le traitement des informations confidentielles.

Additional Information
Relocation Assistance Provided: No

#LI-Remote - This is a remote position