Office Manager sökes för vikariat till kreativ byrå på Södermalm

SNABBFAKTA
Omfattning: 40 h/veckan, kontorstid, måndag-fredag 08.30-17.00. Ort: Södermalm, Stockholm Startdatum: Februari 2027 Uppdragslängd: Detta är ett vikariat på 12 månader Anställningsform: Särskild visstidsanställning. Du blir anställd som konsult hos oss på Inte Bara Post Bemanning och arbetar på plats hos vår kund under vikariatet.
Annonsen är anonym på önskan från vår kund. Vi delger självklart vilket företag det gäller om du går vidare i rekryteringsprocessen.
DIN FRAMTIDA ARBETSPLATS
Du kommer att arbeta på en prisbelönt arkitektbyrå med cirka 55 anställda. Byrån arbetar projektbaserat och samarbetar med en rad välkända företag, där de verkar som rådgivare och partner i allt från fastighetsutveckling och möbel- och produktdesign, till att skapa kreativa koncept och strategier.
Det här är en arbetsplats med gemenskap och positiv stämning! Byrån är i ständig utveckling och det är högt tempo, vilket innebär att det här är en arbetsplats för dig som trivs med att jobba mot deadlines och med att ha många bollar i luften. Här arbetar personer med mycket driv och stort eget engagemang, och det är viktigt att du som söker trivs i den typen av miljö och delar det tankesättet.
I rollen utgår du från kontoret och tjänsten är inte en hybridroll.

ROLLEN SOM OFFICE MANAGER
I rollen som Office Manager ansvarar du för att daglig drift på kontoret hanteras på bästa sätt. Du ser till att ständigt ligga steget före och har koll på allt som rör kontoret, samtidigt som du bidrar till trivsel och att den goda stämningen upprätthålls. Dina arbetsdagar är omväxlande och du kommer behöva hantera flera arbetsuppgifter parallellt. I rollen värdesätts kreativitet och egna initiativ som bidrar till att skapa en levande, inspirerande och välkomnande studiomiljö.
Dina arbetsuppgifter inkluderar att:

Ta emot kunder och besökare.

Se till att kontoret är i toppskick, inklusive att hålla ordning i materialbiblioteket, samordna möbelhämtningar och ha kontakt med relevanta leverantörer.

Ta emot bud, leveranser och sköta posthanteringen.

Sköta inköp av kontorsmaterial samt snacks och mat till kontoret.

Planera och samordna återkommande aktiviteter, såsom frukost en gång i veckan samt fika och after work en gång i månaden.

Planera och genomföra större gemensamma event, exempelvis jul- och sommarfester, tillsammans med företagets festteam. I detta ingår även budgetansvar för dessa event.

Samordna och administrera företagets on- och offboardingprocesser, inklusive planering och koordinering av introduktioner och avslut. Du säkerställer att nyanställda får en välfungerande start genom att samordna accesser, arbetsplats, kontorsrutiner och den fysiska studiomiljön. Du bidrar även till en smidig avslutsprocess när medarbetare lämnar företaget.

Ha kontakt med leverantörer av exempelvis frukt, catering och städtjänster.

Ingå i marknads- och kommunikationsteamet och ansvarar för att koordinera och administrera publicering av innehåll på LinkedIn och Instagram. Kommunikationsansvarig tar fram texter och bildmaterial, medan du ansvarar för själva publiceringen och genomför enklare uppdateringar av företagets hemsida.

Stötta och assistera ledningen och övriga medarbetare med praktiska och administrativa uppgifter.

VEM ÄR DU?
Personligheten är av stor vikt för att du ska trivas och lyckas i den här rollen! Du är en glädjespridare som är serviceminded ut i fingerspetsarna - för dig kommer det naturligt att alltid göra det lilla extra och se detaljerna! Du ser lösningar där andra ser problem, arbetar proaktivt och kan självständigt driva ditt arbete framåt. Vidare är du högt stresstålig, duktig på att se vad som behövs göras och prioriteras, och gillar när det är högt tempo.
I den här rollen dyker många uppgifter upp ad hoc, och du vet hur du ska parera det och se till så allt blir gjort i tid. Du är prestigelös och tar dig an dina arbetsuppgifter med stort engagemang oavsett vad det gäller. Vidare är du en trygg och kommunikativ person med mycket pondus som trivs i en miljö med högt i tak. Du är öppen för feedback och har vilja att utvecklas.
Du som söker uppfyller följande krav:

Har tidigare erfarenhet av rollen som Office Manager eller motsvarande.

Är van vid självständigt arbete och mycket eget ansvar.

Behärskar Office-paketet, och har med fördel vana att arbeta med OneNote och Teams.

Behärskar både engelska och svenska obehindrat i tal och skrift. Det är viktigt att du är bekväm med engelskan då det här är en internationell byrå med flera medarbetare som endast är engelskspråkiga.

Det är meriterande om du tidigare arbetat i en snabbföränderlig och kreativ miljö, kanske på reklambyrå eller som konsult. Erfarenhet från serviceyrken, exempelvis hotell eller restaurang, är också en fördel.

ÖVRIG INFORMATION

Den här rekryteringsprocessen hanteras av Inte Bara Post Bemanning och vår kunds önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till oss. Du kommer att vara anställd av oss på Inte Bara Post Bemanning och blir uthyrd till vår kund.

Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.

I denna rekryteringsprocess utförs bakgrundskontroll och referenstagning om du går vidare efter intervjusteget med oss på Inte Bara Post Bemanning.

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se. Skriv vilken tjänst det gäller i ditt mail och länka gärna till annonsen.